Praca zdalna czy to się opłaca?

 

Epidemia w Polsce ma się ku końcowi i zaczynamy powoli wracać do pracy.

Większość szefów firm, działających w branżach, w których praca w domu jest możliwa, zarzeka się, że po epidemii będzie szerzej udostępniać zatrudnionym pracę zdalną, a niektórzy twierdzą nawet, że będą ograniczać powierzchnie zajmowane przez swoje firmy i przenosić biura do prywatnych mieszkań i domów swoich pracowników.

Czy to się opłaca?

Przyjrzyjmy się różnym aspektom tego trendu.

Na początek warto zauważyć, że w obecnie obowiązującym kodeksie pracy nie ma zapisów dotyczących pracy zdalnej. Kodeks pracy zawiera wprawdzie regulacje na temat telepracy, ale rozwiązania te są dość archaiczne i nie przystające do rzeczywistości po koronawirusie.

W największym skrócie, przepisy dotyczące telepracy są następujące:

§  Telepraca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną

§  Warunki stosowania telepracy określa się w porozumieniu pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym przez pracodawcą, warunki umieszcza się w regulaminie

§  Praca zdalna jest dopuszczalna na wniosek pracownika, pracodawca może odmówić podając przyczyny odmowy

§  Zasady telepracy muszą być określone przy zawieraniu umowy o pracę lub mogą być określone w porozumieniu stron z inicjatywy pracodawcy lub pracownika, strony mogą odstąpić od telepracy w terminie 3 miesięcy od jej podjęcia, w zasadach musi znajdować się wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy, zasady powinny zawierać sposoby porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem, w tym potwierdzanie obecności i kontrolę wykonywanej pracy oraz zasady ochrony danych

§  Brak zgody pracownika na telepracę nie może być przyczyną wypowiedzenia umowy

§  Pracodawca zapewnia i pokrywa koszty sprzętu chyba, że strony uzgodnią inaczej

§  Pracodawca ma prawo za pisemną zgodą pracownika kontrolować wykonywanie pracy w domu pracownika, sprawdzać sprzęt oraz bezpieczeństwo i higienę pracy, nie naruszając przy tym prywatności pracownika i jego rodziny ani nie utrudniając korzystania przez nich z pomieszczeń domowych, pierwszą kontrolę przeprowadza się na wniosek pracownika przez rozpoczęciem telepracy

§  Kodeks zabrania traktowania telepracownika mniej korzystnie niż innych pracowników

§  Pracodawca umożliwia pracownikowi przebywanie na terenie zakładu pracy i kontaktowanie się z innymi pracownikami

§  Wobec telepracowników, pracodawca ma te same obowiązki wynikające z przepisów regulujących bezpieczeństwo i higienę pracy z wyjątkiem: dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy oraz obowiązków zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

Na czas pandemii, ustawodawca umożliwił pracodawcom zlecanie pracownikom pracy zdalnej. W tarczy antykryzysowej 1.0, czyli ustawie z 2 marca 2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zostało zawarte jedno zdanie dotyczące pracy zdalnej w następującym brzmieniu: pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Więcej zapisów na temat pracy zdalnej znalazło się dopiero w wersji 4.0 tarczy antykryzysowej, czyli ustawie z dnia 23 czerwca 2020 o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19. Zapisy te brzmią w następujący sposób:

§  Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych

§  Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca

§  Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

§  Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania

§  Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu

§  Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej

Jak widać z powyższego, trudno mówić o uregulowaniu pracy zdalnej w naszych przepisach. W kodeksie pracy nie ma na ten temat ani słowa, a przepisy zawarte w tarczach antykryzysowych są bardzo pobieżne i wzbudzają wiele wątpliwości trudno powiedzieć, że stanowią dobrą bazę formalną do wprowadzenia tej formy pracy w firmie. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, że przepisy dotyczące przeciwdziałania COVID są z założenia przepisami tymczasowymi, przyjętymi na czas epidemii i prędzej czy później przestaną działać.

Zostawmy jednak aspekt formalny i spójrzmy na zjawisko z punktu widzenia pracownika. Możliwość pracy zdalnej w tych branżach, w których formuła ta miała uzasadnienie i sens, była często traktowana przez pracowników jako pewnego rodzaju benefit. Bardzo specyficzny benefit, bo w przeciwieństwie do innych, standardowych benefitów, typu karta sportowa, pakiet medyczny, samochód służbowy, itd., które są przez wszystkich zatrudnionych traktowane jako coś jednoznacznie na plus, coś co da się przeliczyć na prawdziwą, odczuwalną w portfelu wartość, możliwość pracy zdalnej jest bardzo różnie i indywidualnie odbierana przez pracownika. Dla kogoś, kto ma własne, komfortowe mieszkanie i charakter pracy, który nie wymaga częstych kontaktów z współpracownikami, a do tego nie potrzebuje kontaktów z pracownikami z biurka obok, i ma kłopot ze skupieniem się na otwartej powierzchni biurowej, możliwość pracy zdalnej może być bardzo atrakcyjnym benefitem i motywatorem do pracy, zwiększającym produktywność. Jednocześnie, dla kogoś, kto dzieli mały pokój z żoną i dwójką dzieci  i którego charakter pracy wymaga częstych kontaktów z współpracownikami, wprowadzenie polityki preferowania pracy zdalnej w firmie, może stanowić impuls do rozpoczęcia poszukiwań nowej pracy. Są pracownicy, dla których ważne jest aby dysponować jednym czy dwoma dniami w tygodniu z elastycznym harmonogramem, w którym sprawy prywatne załatwia się w ciągu dnia, a pracuje wieczorem i w nocy, a są i tacy, którzy w ogóle nie wyobrażają sobie pracy w domu, niezależnie od tego, że charakter ich pracy to umożliwia.

To czy możliwość pracy zdalnej stanowi benefit dla pracownika jest zatem bardzo indywidualną kwestią i dopiero szczera rozmowa z pracownikiem może dać odpowiedź na pytanie czy dla niego będzie to korzystne, czy też odbierze to negatywnie. Wszelkie próby odgórnego, pozbawionego konsultacji z każdym pracownikiem, wdrażania w firmie pracy zdalnej z dużym prawdopodobieństwem doprowadzą do opłakanych konsekwencji zamiast przynieść korzyści.

Z punktu widzenia pracodawy wdrożenie szerokiej pracy zdalnej może być trudne, a korzyści z jej wprowadzenia mogą być iluzoryczne.

Po pierwsze, wdrożenie takiego systemu musi być poprzedzone szerokimi konsultacjami z każdym pracownikiem. Konsultacje te nie mogą być powierzchowne pracodawca powinien bardzo precyzyjnie zbadać opinie pracowników na ten temat i mieć pewność, że zebrane informacje są wiarygodne.

Po drugie, różne obszary działania firmy, a nawet działy, mogą mieć różną specyfikę działania i należy dla każdego obszaru czy działu wprowadzić indywidualne zasady. Wymaga to zaangażowania i zdrowego rozsądku kadry zarządczej de facto to menadżerowie odpowiedzialni za poszczególne działy powinni być odpowiedzialni za wdrożenie zmian w swoim obszarze.

Po trzecie praca zdalna prawie zawsze wiąże się ze zmniejszeniem efektywności pracy spotkania ad hoc są zwykle efektywniejsze, niż rozmowy telefoniczne, telekonferencje są zwykle mniej skuteczne niż spotkania face-to-face, weryfikacja realizacji pracy jest zwykle trudniejsza w przypadku pracownika za ścianą niż w domu, itd.

Po czwarte wyposażenie pracowników w niezbędną infrastrukturę do pracy zdalnej jest zwykle bardziej kosztowne i wymaga większych zabiegów w obszarze bezpieczeństwa niż w przypadku pracy stacjonarnej.

Po piąte, jedyną namacalną korzyścią z wdrożenia pracy zdalnej obok zadowolenia i podniesienia motywacji niektórych pracowników jest potencjalne zmniejszenie powierzchni biurowej firmy, ale trudno liczyć w tym zakresie na znaczny uzysk.

Czy zatem warto wdrażać pracę zdalną w szerokim wymiarze. Naszym zdaniem nie. Wydaje nam się, że znacznie lepsze efekty uzyska się traktując pracę zdalną jako punktowy benefit, który niektórym pracownikom, na ich własną prośbę daje możliwość pracy zdalnej przez jeden, dwa dni w tygodniu, co podniesie ich motywację, niż jako narzędzie do znaczących oszczędności w zakresie wydatków na powierzchnię biurową.    

Erkwadrat sp. z o.o.
www.erkwadrat.pl
biuro@erkwadrat.pl
facebook/erkwadrat