Akta osobowe pracowników

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z grudnia 2018 roku, pracodawca prowadzi akta osobowe dla każdego pracownika oddzielnie. Akta te podzielone są na cztery części, które zawierają następujące dane.

W części B przechowywane są następujące dokumenty:

1.     oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy

2.     umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków

3.     zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę

4.     dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami

5.     potwierdzenie otrzymania  przez  pracownika  młodocianego  oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami

6.     dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

7.     oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

8.     dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone

9.     dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętnosci na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych

10.  dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia

11.  dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego

12.  dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu

13.  dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego

14.  oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem

15.  dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego

16.  skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badan lekarskich, okresowych i kontrolnych badan lekarskich

17.  umowy o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły takie umowy w okresie pozostawania  w stosunku  pracy

18.  wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy

19.  dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentując pracownika zakładowa organizacja związkowa lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

20.  dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy

W części C przechowywane są następujące dokumenty:

1.     oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę

2.     wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy

3.     dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

4.     kopie wydanego świadectwa pracy

5.     potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

6.     umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły takie umowy

7.     skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje.

Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzielona część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osoby ubiegające się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważniona przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

o     dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

a)         ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

    liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy

    liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej

    liczbie godzin nadliczbowych

    dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia

    liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia

    rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy

    rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy

    wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy

    czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

b)        wnioski pracownika dotyczące:

    udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych

    ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat

    ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty

    stosowania systemu skróconego tygodnia pracy

    stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w pitki, soboty, niedziele i święta

    stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy

    stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy

c)         dokumenty związane:

    ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy

    z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

    z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d)        zgoda:

    pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku zżycia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy

    pracownicy w ciszy na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy

o     dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

o     karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

o     kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłat ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracownicza prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób niupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

o     zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utrat oraz nieuprawnionym dostępem

o     integralność treści dokumentacji i metadanych polegając na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur

o     stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym

o     identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych

o     skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych

o     wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji

o     funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujqce warunki:

o     jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym

o     jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem

o     jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

o     systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń

o     opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania

o     stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń

o     bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów

o     przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma byś dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracownik odbiera dokument w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczysz ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Odwzorowania cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiając zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.